Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem - wzór i najważniejsze zasady

Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem jest często wymagane przy ubieganiu się o pracę w administracji publicznej lub na stanowisko, dla którego przepisy przewidują określone wymagania dotyczące niekaralności. Dokument jest krótki, ale właśnie dlatego łatwo popełnić w nim błąd. Nie zawsze wystarczy napisać po prostu "oświadczam, że jestem osobą niekaraną". Jeżeli ogłoszenie wymaga oświadczenia o nieskazaniu za określony rodzaj przestępstw, najlepiej powtórzyć ten zakres dokładnie. Poniżej znajduje się gotowy wzór oraz wyjaśnienie, co wpisać i kiedy samo oświadczenie nie wystarczy.

Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem - wzór

Jeżeli wymaganie brzmi: "oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe", dokument może być bardzo prosty. Taki zakres odpowiada m.in. wymaganiu stosowanemu w służbie cywilnej.

W wielu przypadkach właśnie tyle wystarczy. Nie trzeba tworzyć rozbudowanego uzasadnienia ani opisywać swojej sytuacji. Oświadczenie ma potwierdzać konkretny fakt wymagany przy danym naborze lub postępowaniu.

Zanim podpiszesz - sprawdź jedno zdanie w ogłoszeniu

Problem z takim oświadczeniem polega na tym, że określenie "oświadczenie o niekaralności" bywa używane potocznie wobec kilku różnych dokumentów. Tymczasem wymaganie może dotyczyć bardzo konkretnego zakresu.

Przykładowo w służbie cywilnej jednym z warunków zatrudnienia jest brak prawomocnego skazania za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Nie jest to więc stwierdzenie, że dana osoba nigdy nie została ukarana za cokolwiek, lecz warunek określony w przepisach.

W innych postępowaniach zakres może być inny. Przepisy szczególne mogą wymieniać konkretne kategorie przestępstw albo stawiać dodatkowe warunki. Z tego powodu gotowy wzór powinien być punktem wyjścia, a nie dokumentem kopiowanym bez sprawdzenia.

Oświadczenie o nieskazaniu a oświadczenie o niekaralności

Na pierwszy rzut oka różnica wydaje się wyłącznie językowa. W praktyce może mieć znaczenie. Jeżeli urząd wymaga oświadczenia o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa, najlepiej użyć właśnie takiego sformułowania, zamiast zastępować je ogólnym zdaniem "nie byłem karany".

Niektóre urzędy wprost wskazują w informacjach dla kandydatów, że błędem jest złożenie oświadczenia o innej treści niż wymagana. Mazowiecki Urząd Wojewódzki wymienia wśród błędów m.in. złożenie oświadczenia o "niekaraniu" zamiast wymaganego oświadczenia o nieskazaniu oraz nieprawidłowe zawężenie rodzaju przestępstw.

Najprostsza zasada brzmi więc: nie poprawiaj samodzielnie brzmienia wymagania z ogłoszenia. Jeżeli wskazano dokładną formułę, warto ją zachować.

Co powinno zawierać oświadczenie?

Nie ma potrzeby wpisywania do dokumentu dużej liczby danych tylko dlatego, że "urzędowe pismo powinno wyglądać poważnie". Najczęściej potrzebne są:

• imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie,
• miejscowość i data,
• jednoznaczna treść oświadczenia zgodna z wymaganiem,
• podpis,
• ewentualnie dodatkowe dane wskazane w ogłoszeniu lub formularzu.

Warto zwrócić uwagę również na datę dokumentu. Jeżeli oświadczenie jest składane w ramach konkretnego naboru, instytucja może wymagać dokumentu aktualnego i podpisanego w określony sposób. Przykładowo Mazowiecki Urząd Wojewódzki wskazuje kandydatom na konieczność opatrzenia oświadczeń bieżącą datą i własnoręcznym podpisem.

Czy zamiast oświadczenia potrzebne jest zaświadczenie z KRK?

Nie są to te same dokumenty. Oświadczenie sporządza i podpisuje sama zainteresowana osoba. Zaświadczenie o niekaralności jest natomiast informacją uzyskiwaną z Krajowego Rejestru Karnego.

Dlatego należy czytać wymaganie dosłownie. Jeżeli pracodawca lub urząd żąda oświadczenia, nie oznacza to automatycznie konieczności uzyskiwania płatnego zaświadczenia z KRK. Jeżeli natomiast wymagane jest zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego, napisane samodzielnie oświadczenie go nie zastąpi.

Zaświadczenie z KRK można uzyskać m.in. elektronicznie przez system e-KRK albo w punkcie informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego.

A co ze skazaniem za przestępstwo nieumyślne?

Tu szczególnie widać, dlaczego nie należy zastępować dokładnej treści dokumentu ogólnym stwierdzeniem "jestem niekarany". Jeżeli konkretny przepis wymaga jedynie, aby dana osoba nie była prawomocnie skazana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe, zakres warunku jest właśnie taki. W ustawie o służbie cywilnej ustawodawca posługuje się dokładnie takim rozróżnieniem.

Nie oznacza to jednak, że każde skazanie za czyn nieumyślny pozostaje bez znaczenia przy każdym stanowisku. Inna ustawa, regulamin albo charakter zatrudnienia może przewidywać odmienne wymagania. Dlatego oświadczenie zawsze trzeba odnosić do konkretnego naboru.

Zatarcie skazania a treść oświadczenia

Osobną sytuacją jest zatarcie skazania. Zgodnie z Kodeksem karnym z chwilą zatarcia skazanie uważa się za niebyłe, a wpis o skazaniu usuwa się z rejestru skazanych.

Ma to znaczenie dla osoby, która została kiedyś skazana, ale skazanie uległo już zatarciu. Nie należy więc zakładać, że każde historyczne skazanie automatycznie oznacza, że przez całe życie nie można podpisać oświadczenia wymaganego przy naborze. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnego wyroku i terminu jego zatarcia warto jednak sprawdzić własną sytuację przed podpisaniem dokumentu.

Trzy błędy, przez które poprawny dokument może stać się problemem

Pierwszy błąd to nadmierne upraszczanie. Ogłoszenie wymaga oświadczenia o nieskazaniu za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe, a kandydat pisze tylko: "oświadczam, że jestem niekarany". Takie sformułowanie nie musi odpowiadać dokładnie temu, czego wymaga dana instytucja.

Drugi błąd to automatyczne korzystanie ze wzoru znalezionego w Internecie. Wzór może być poprawny, ale przygotowany na potrzeby innego stanowiska, zawodu albo postępowania. Szczególnie należy uważać na formularze zawierające długą listę konkretnych kategorii przestępstw.

Trzeci błąd to mylenie oświadczenia z dokumentem z KRK. Jeżeli wymagane jest własne oświadczenie, zwykle nie ma potrzeby zastępowania go zaświadczeniem. Gdy natomiast wymagane jest urzędowe potwierdzenie z Krajowego Rejestru Karnego, własnoręcznie sporządzona kartka nie będzie tym samym dokumentem.

Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem może więc zajmować zaledwie kilka linijek. Najważniejsza nie jest jego długość, lecz zgodność treści z wymaganiem, w związku z którym jest składane. Gotowy wzór warto traktować jako bazę - przed podpisaniem należy jeszcze raz porównać go z ogłoszeniem, regulaminem albo przepisem dotyczącym konkretnego stanowiska.